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2018档案管理办法方案

时间:2018-05-23    点击: 次    来源:网络    作者:无名 - 小 + 大

第一章 总则 

第一条 

为了加强对公司档案的管理、收集和整理工作,规范公司档案管理流程,完善档案管理制度,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,结合公司实际情况,特制定本办法。 

 

第二条 

本办法适用于公司所有直属部门。在公司档案管理工作中,公司各部门及个人必须严格贯彻执行公司有关档案保密、知识产权保密的相关制度,严密保管,确保档案的完整与安全。 

 

第三条 

本办法中的档案是指过去和现在的公司各部门及个人从事经营、销售、研发、管理等活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、数字、图表、声像等不同形式的历史记录(含纸质材料和缩微胶片,照片,录音、录像和计算机磁带等)。是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料,其构成包括经营销售、物资采购、技术研发、财务管理、劳动工资等方面档案。 

 

第二章  立卷归档制度 

第四条 

档案工作实行文件材料形成部门立卷制,“统一领导、分级管理”,即凡部门形成的具有保存价值的文件材料,由立卷人按文件的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排件号、页号、填写卷内目录和备考表,交本部门档案工作人员检查,领导审批,留存备份后移交行政部管理,同时履行移交手续。 

(一)行政部在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。 

(二)各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,能形成电子档案的材料要存电子档,并由专人负责,按各种档案归档时间定期提供给行政部集中管理。

  

第五条 行政部接收档案的基本要求  

(一)归档的文件材料(包括纸质、照片、录像带等各种载体形式)应完整、准确、系统,按照自然形成规律,保持历史联系,区别保存价值,填清密级程度,分类整理、立卷,并认真填写移交清单;需经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入档案。  

(二)归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。      

(三)各部门归档的文件及电子档案材料,要在相应档案归口部门留备份,保证文件的可用性和安全性。

第六条  文件材料的立卷归口部门及归档范围:  

(一) 路面材料生产方面:由工程部负责立卷归档。包括橡胶沥青等路面材料的实验数据、材料工艺、图样、材料检验、材料生产过程和生产调度工作中形成的各种数据、文字、图片等材料。  

(二) 经营销售方面:由市场部负责立卷归档,留存备份。包括企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。  

(三) 设备及物资的采购、保管方面:由采购部负责立卷归档(暂由行政部代收),行政部、财务部负责收集留存备份。包括设备、物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。  

(四)设备生产、维护方面:由设备部负责立卷保管(暂由工程部代收),留存备份。包括设备仪器的设计、图样和技术文件,设备仪器、安装、调试和验收等过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录,设备改进、改装和报废的文件材料等。   

(五) 技术管理方面:由研发部负责立卷保管,留存备份。包括质量管理、技术引进、技术研发、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。

(六) 计划统计方面:由财务部负责立卷保管,留存备份。包括公司及公司各部门的计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料,包括路面材料的生产数量统计、路面材料生产中耗用的胶粉、添加剂、燃料等统计分析数据。  

(七) 人力资源方面:由人力资源部负责立卷保管(暂由财务部代收),留存备份。包括员工二级档案、人员调配、人员工资、人员培训、公务会议等工作中形成的各种文件材料。

(八) 财务管理方面:由财务部负责立卷保管,留存备份。包括财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。  

(九)其他方面:都由行政部负责立卷保管,留存备份。                       

 

第七条  归档时间      

(一)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档,但红头文件材 料,应及时归档。  

(二)市场销售项目、科研课题等文件材料在财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。  

(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

(四)公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

(五)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。  

(六)电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

(七)磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。  

(八)变更、修改、补充的文件材料,公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料及其他临时活动中形成的文件材料,应随时归档。

 

第八条 

不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记,并报请人力资源负责人审查批准,由专人负责监销。

 

 第九条 

公司比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。行政部须定期对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。 

                  

 第三章  档案管理

 第十条  档案分类 

根据国家和有关部门档案分类编号的规定,遵循文件材料的形成规律,行政部对移交入库的档案进行必要的加工整理、分类、编号和排列,便于保管和提供利用: 

行政类:001;财务类:002;人事类:003;技术类:004;计划统计类:005;路面材料类:006;设备类:007;采购类:008;销售类:009;其他:010 

 

第十一条  档案保管 

(一)接收档案必须认真验收,并办理交接手续。公司的档案归口管理部门,也应保管一份完整的档案资料(包括电子档和书面材料)。 

(二)存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。 

(三)技术图纸原图除修改,送晒外,不得外借。修改后的原图存档前,要认真检查其修改、补充等情况。 

(四)电子档案要多处备份,并定期刻成光盘,永久保存。 

(五)缩微胶片、照片、磁带等的保管:存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放。远离腐蚀性物品及火源,并要保持环境温度、湿度适宜。 

 (六)要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符,对破损或载体变质 

的档案,要及时进行修补和复制,库藏档案因移交,作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。

 

第十二条  档案统计 

公司档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。由行政部负责编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录,做成电子档和纸质目录,及时更新。   

 

第十三条  档案鉴定 

每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。 

(一)公司根据国家有关部门的规定,编制档案保管期限表,档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是: 

   1、对公司有长远利用价值的档案应永久保存,包括技术设备施工类档案、科研开发类档案、信事类及公司指导性文件材料永久保存; 

   2、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存,如计划统计类、合同类及行政类文件,保存期限为3-5年; 

   3、凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。 

 (二)鉴定工作要由公司领导和行政人员参加的鉴定小组执行,直接对档案进行鉴

定。每次鉴定要写出鉴定报告,在保管部门备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期。 

(三)鉴定工作应该定期进行,具体时间间隔根据实际需要确定。 

(四)档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,公司应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。   

(五)销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经公司领导审批,并报送有关档案管理部门备案。销毁档案时要严格执行保密规定。 

 

第十四条   档案销毁 

(一)档案销毁的具体工作由行政部承办,对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。 

(二)送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审,经负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。 

(三)销毁时要由主管部门派人监销,与行政部人员共同在销毁清册上签字。 

 

第十五条   档案的保密与安全 

(一)档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,认真做好保密工作。档案管理人员,必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续,认真审查审批权限是否符合规定的要求。 

(二)借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间,不许转借他人,不许带入公共场所。 

(三)任何人不许将档案内容泄露给无关人员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求严肃处理。 

(四)档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及机密的档案材料,必须经总经理同意后再作决定,严防泄密。 

(五)非档案管理人员,未经批准不准不行擅自从档案柜取走档案。 

(六)档案人员下班必须对档案进行检查核对,锁好档案柜,确认无误方可离开。 

 

第四章   档案的利用 

第十六条     凡需利用档案者,均须填写文件查阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能凭单阅档。 

 

第十七条     案卷一般仅供在档案室阅看,利用档案的人员必须爱护档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

 

 第十八条     查阅文书、人事、财务、科技档案,分别由总经理办公室、人事、财务、研发、工程等主管部门负责人签批。抄摘档案内容,须主管部门同意才能带出。如需复印档案资料,应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容,由总经理办公室安排。

 

 第十九条     本单位借阅档案应由本部门负责人签字,外单位借阅档案,应持有单位介绍信,主管部门签署意见后,经公司主管领导或总经理批准。 

 

第二十条     借阅期限不得超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

 

第二十一条   借阅档案应严格履行手续,办理借阅登记,当面点交清楚。归还时严格检查,并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。 

 

第二十二条   档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案,均应在档案查阅登记薄上进行登记;对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。         

 

第五章 附则 

第二十三条   本办法经总经理办公会讨论通过后由总经理发布,修改时亦同。 

第二十四条   本规定自发布之日起执行。

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