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电子档案管理办法

时间:2017-08-03    点击: 次    来源:网络    作者:智信 - 小 + 大

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第一章 总 则 

第一条 为了加强公司的电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用,根据《中华人民共和国档案法》、《XXXX有限公司档案管理办法(暂行)》有关规定制定本规定。 

第二条 本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营业部(以下简称各单位)。 

第三条 基本术语解释 

(一)电子文件:是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件,用数字(比特)形态表现出来,通过编码和解码来输入和输出,也称数字式文件。 

(二)电子档案:是指利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。 

(三)电子文件的物理归档:指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。 

(四)电子文件的逻辑归档:将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中,使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。  

第二章 管理体制和职责  

第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,各单位要明确电子文件归档管理的分管领导,协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络,做好电子文件归档的管理工作。 

第五条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施,对其实施超前管理,以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。 

第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责,责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作,一般由承办(业务)部门负责;电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作,通常由档案管理部门负责。 

第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守,具备计算机专业知识,熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能,组织编写归档电子文件的各种检索工具,并积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。 

第三章 归档范围、保管期限  

第八条 本单位主要职能活动中产生的电子文件,归档前要对其进行鉴定。具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件,应按照归档范围进行归档。 

第九条 电子文件归档范围 (一)电子文件性质代码 

R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。 

(二)电子文件信息类型 

1、字处理文件:指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等,归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。 

1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证、依据价值,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。 

2)正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。 

2、图像文件:指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 

3、图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题,不要遗漏相关软件及各种数据信息。 

4、影像文件:指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 

5、声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 

6、多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 

7、数据库文件:指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 

8、超文本文件:指采用WEB技术制作的浏览器文件。

(三)电子文件环境类型 

1、计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。 

2、数据文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 

(四)电子文件载体类型 

目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。 第十条 运用计算机进行公文处理、行政管理或者实行无纸化办公的单位,电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件,应制作纸质版本与电子文件同时归档,即实行电子文件的双套制管理。 

第十一条 归档电子文件的保管期限 

电子文件的保管期限参照《中华人民共和国档案法》、《XXXX有限公司档案管理办法(暂行)》文件材料保管期限的现行有关规定执行。 

第四章 电子文件的归档方式、要求 

第十二条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。各单位在开展此项工作的初期,应以物理归档为主,待条件成熟方可实行逻辑归档。 

第十三条 具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要电子文件制作纸质版本的单位可以实施逻辑归档,其基本要求是: 

(一)电子文件归档操作由具体经办人完成,办理完毕的电子文件要注明标识。 

(二)档案管理员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。 

(三)网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上,服务器必须采取磁盘镜像、双机热备份等可靠的备份措施。 

(四)归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的原数据,即关于数据的数据,文件的上下关系和结构要一起保存。 

(五)局域网内部要有可靠的安全防范措施,系统设备更新时,必须制定严密的数据转换办法,确保数据准确无误并能在新系统中运行。 

(六)档案管理员应参与设备更新时的数据转换工作,并做更新记录。 

(七)电子文件归档后,档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。 

第十四条 使用单机或局域网条件有限的单位,其电子文件要采用物理归档方式,基本要求是: 

(一)档案管理员要与业务部门一同制定电子文件的归档计划。 

(二)业务部门根据归档计划,在应归档电子文件产生时标注一定的标记。 

(三)要把电子文件经办过程中的情况随时记录在一个相应的文件中。 

(四)办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。 

第十五条 物理归档整理工作过程 

(一)检查并清除计算机病毒,对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。 

(二)档案部门应拒收含有病毒文件或其它隐患的数据文件,要把问题最大限度地解决在归档之前。

(三)把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细,要适中。分类方法有如下几种: 

按年度、机构或问题分类。 按保管期限分类。 

按文件格式分:文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件、程序文件等。 

按文件类型分:计算机程序文件、数据文件。 按存储载体类型分:光盘、磁盘、磁带等。 

(四)把通过分类的电子文件重新排列,填写必要著录项目,编制机读记录和要存放载体的编号。 

(五)归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位臵、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 

第五章 移交、保管、提供利用 

第十六条 电子文件的形成部门一般应在每年年底12月31日前,将全年度办理完毕的属归档范围的电子文件向部门档案管理员归档,电子文件归档移交前,各承办(业务)部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性,要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚等。移交清单一式两份,交接双方签字后各执一份。 

第十七条 撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或有关档案管理员移交。 

第十八条 档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案管理员要检验好承办(业务)部门移交的电子文件,做到外观完好、整洁无损,记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的,由形成部门负责重新制作。移交电子档案的基本要求: 

(一)元数据应当与电子档案一起移交,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据; 

(二)电子档案的文件格式按照国家有关规定执行; 

(三)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息; 

(四)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交;

(五)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存3年。 

第十九条 电子档案移交最少要制作二套,一套封存保管,一套查阅利用。有必要的制作第三套,实行异地保存。 

第二十条 电子档案接收的主要流程是:检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于40%,发现问题要及时补救。 

第二十一条 随着计算机技术和设备的发展更新,库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存三年。 

第二十二条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下,要优先考虑载体的可靠性和先进性。 

第二十三条 磁性载体上的归档电子文件,每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不少于四年。 

第二十四条 档案室对电子档案载体应当按照DA/T38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和DA/T15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在14℃—24℃;相对湿度控制在45%—60%,距离强磁物10米以上。 

第二十五条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项: 

(一)封存的电子档案不得利用和外借,利用时要使用电子档案的复制件。 

(二)查阅应在许可范围,并遵守保密规定。 

(三)通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。 

第二十六条 销毁电子档案,需经本单位领导批准,有关部门和部门档案管理员审核,编制销毁清册,并确保载体与信息彻底销毁。 

第六章 附则 

第二十七条 本规定由公司行政部负责解释。 

第二十八条 本规定自公布之日起执行。

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