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2018企业档案管理办法

时间:2018-05-22    点击: 次    来源:网络    作者:九千胜 - 小 + 大

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第一章  总则 

第一条    为加强本公司档案管理,有效地保护及利用档案,促进档案工作为集团公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及关于档案工作的相关国家标准,结合我公司实际特制定本管理办法。 

 

第二条    本办法所称的档案是指集团各职能中心、产业集团、项目公司全体工作人员从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、照片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 

 

第二章  管理原则 

第三条  实行统一领导、集中管理的原则。 总裁办公室对集团范围内的档案管理工作统一领导,具体负责,并履行以下职责: 

(一)统筹规划并负责集团范围内的档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作; 

(二)指导、监督各职能中心、产业集团、项目公司档案材料的形成、整理和递交工作。 

 

第四条  实行维护档案完整与安全的原则。  

各职能中心、产业集团、项目公司在经营、管理、发展过程中形成的各类档案的所有权归集团公司所有。各部门内部形成的文件、规定、资料等必须规范管理,确保完整、安全,并主动提交集团档案室存档。总裁办公室对上交给集团公司档案室的档案的安全性、完整性负责。 

 

第五条  实行档案标准化与信息化建设同步原则。 

档案管理应按照要求做到规范、及时的归档,尽力实现档案的标准化、程序化管理。档案信息要录入电脑,实施档案的信息化管理。档案的信息内容应当包括但不限于:档案的名称、生成部门、生成时间、类别、保管期限、件数、页数、存放位置、借阅记录、销毁记录等。 

 

第三章  档案范围、保管期限

第六条    集团所属各职能中心、产业集团、项目公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。 

主要包括但不限于:公司的资质、证照、荣誉、中长期规划、年度计划、年度总结、统计资料、财务、审计、工程、会计档案、劳动人事、经营情况、设备仪器资料、领导人讲话、规章制度流程、典型发言、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、大事记及反映本公司重要活动的宣传资料、照片、录音、录像等。以上部门如需要单独管理档案的应统计出档案的清单,由项目或部门负责人确认签字,然后把清单移交给档案室保管。 

 

第七条  归档的文件材料包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 

第八条  各类档案的保管期限根据其重要性分别确定为永久、30年、10年三个保管期限。 

 

第九条  各类档案保管期限的起始日期按以下原则确定:

(一)文书档案为文件的生成日期; 

(二)基本建设档案为该工程项目办理竣工决算的日期; 

(三)会计档案为该会计年度的最后一天; 

(四)机器设备档案为该机器设备安装完毕正常运行的日期; 

(五)荣誉实物档案为该实物取得的日期; 

(六)内部审计档案为审计报告日期; 

(七)装订成卷的档案为该卷中生成日期最晚档案的日期。 

 

第四章  整理装订规则 

第十条    档案的整理装订工作由档案生成单位或部门根据本管理办法的规定在移交集团公司档案室之前承办,总裁办公室进行指导。 

 

第十一条  档案在整理时应以件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。一般而言,每份文件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。 

第十二条   档案可采用装订和不装订两种形式。装订时必须剔除金属物,采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。 

 

第十三条   归档文件的装订单位分别是卷、件、页。装订成卷的文件应当遵循文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用的基本原则。 

第十四条   工程技术档案、财务档案、人事档案、资质档案按照行业业务要求进行归类整理,并按年度进行排序。 

 

第五章  归档要求 

第十五条   本管理办法所称归档是指集团各各职能中心、产业集团、项目公司在规定的时间内将档案上交集团档案室的活动。原则上,档案归档时,由档案生成部门分别向集团档案室移交。 

 

第十六条   归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。文件材料归档后不得更改。 

第十七条   归档的文件材料一般一式一份。 

 

第十八条   集团的归档工作实行季度归档制度,每季度末为各职能中心、产业集团、项目公司向档案室移交档案资料的时间。各职能中心、产业集团、项目公司要将该季度积累的各类纸质、实务档案,及微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝,标明名目后,存档备查。对于象权利证照、设备随机技术资料、保险、荣誉实物等特别重要的档案应当自取得后24小时内归档。工程项目档案一般在该项目各阶段结束后的10个工作日内归档。 集团的组织结构、关键岗位发生变更的,相关责任人应当在变更决定作出之日起10日内办理相关档案移交手续。 

 

第十九条 各职能中心、产业集团、项目公司向集团档案室归档时,应当认真填写《档案移交清册》以明确双方责任。《档案移交清册》应当包括移交部门、接交部门、案卷类别、件数页数、保管期限、移交人、接交人、监交人、移交日期、移交人对准确性、完整性的声明等内容。档案移交清册一般一式三份,分别由移交人、接交人、监交人签字后保存。 

第二十条 总裁办公室在每年7月下旬编制档案室现存档案统计表呈报董事长办公会审阅。 

 

第六章  借阅与销毁 

第二十一条   各职能中心、产业集团、项目公司经办人员因业务需要,经过批准可以查阅档案。集团各职能部门、产业集团、项目公司第一责任人及相当于此级别以上管理人员查阅本单位或部门形成的档案可直接办理查阅手续。其他人员需查阅本单位或部门档案时,必须有所在单位或部门一把手书面证明,方可、办理查阅手续。 

各单位各部门跨部门、跨单位查阅档案,须双方第一责任人签字确认方可查阅。 查阅者必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。 

严禁对无总裁办主任签名审批(复印签名视为无签名)的任何档案资料进行翻印、抄录、拷贝、转借,更不得遗失。 

 

第二十二条   原则上任何档案严禁带出集团档案室。如确因工作需要,必须由专用人员写出书面借条,报总经办主任签名批准后借出。借阅档案时应当注明借阅期限,一般地借阅期限最长为15天。当某些档案保存期限届满,且不再具有保存价值时,由总裁办公室通报档案生成部门,再由档案生成部门编制一式三联的《档案销毁清册》,由总裁办主任审核批准后方可销毁。《档案销毁清册》应当永久保存。 

 

第七章  电子文档 

第二十三条  本管理办法所称电子文档是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。包括但不限于:图象文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件及相应的支持软件、相关数据等。具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件说明。 

 

第二十四条   电子文档生成部门应当定期将符合条件的电子文档向档案室移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 

电子文档归档分为逻辑归档和物理归档两类。其中逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文档的管理权限向档案室移交的过程。物理归档是指把电子文档集中下载到可脱机保存的载体上,向档案室移交的过程。 

 

第二十五条   对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文档,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 

第二十六条   归档电子文档的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文档。利用时应使用拷贝件。 

 

第八章  罚则 

第二十七条   档案管理部门或借阅人对档案不注意保密,致使集团档案泄密且给公司造成损失的,给予相关责任人严肃处理;情节严重的移交司法部门依法处理。 

 

第九章  附则 

第二十八条   其他专项档案管理办法及保管期限,为本规定的补充。 第二十九条  本办法适用于集团所属各职能中心、项目公司、产业集团。 

第三十条     本办法自2016年5月15日起实施。 

第三十一条   本办法由集团总裁办公室负责解释、修改和补充。

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