2018人事档案管理办法

一、目的 

为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化。同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。 

二、范围 

员工人事档案是集团、人力资源等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。 

三、用途 

本制度适用于集团所有人员 

四、管理职责 

集团人力资源中心人事档案的管理职责就是： 

1) 负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范； 

2) 负责集团各部门的员工人事档案管理工作； 

五、人事档案内容 

（一）档案类别 

1. 纸质档案，主要由以下资料构成 

1) 履历材料（个人简历资料）、员工登记表；

 2) 自传材料（包括职位申请表）；

 3) 身份证复印件、护照； 

4) 鉴定、考核、考察材料； 

5) 学历和评聘专业技术职务材料； 

6) 奖励及处分材料； 

7) 培训记录及外训协议等材料； 

8) 劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料； 

9) 承诺书、保密协议；

 10) 保险、住房公积金资料； 

11) 年度、半年度绩效考核资料； 

2. 电子档案 

1) 员工登记表电子版

 2) 员工花名册 

3) 图像资料、电子作品等 

（二）档案管理基本要求 

人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。 

1. 档案编号原则：档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推； 

1) 集团人员档案号编号原则：集团编码+部门代码+员工编号（三位数），如：JTCW003（JT:集团编码-“集团”首两个字母拼音缩写）；CW：部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写）；003：员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定） 

2) 在职不在岗人员即挂靠人员档案号原则：人员属性缩写+证件名称拼音首两个字母缩写+挂靠时间顺序（三位数），如：GKAQ001（GK：人员属性- “挂靠”首字母缩写；AQ:证件名称首字母缩写-安全员证；001:该证件挂靠时间顺序-第一个） 

3) 人才库人员即储备人员档案编号原则：人员属性缩写+职位名称拼音首两个字母缩写+储备时间顺序（三位数）如：CBAQ001(CB：人员属性- “储备”人员首字母缩写；AQ：职位名称首两个字母缩写-安全员；001：该职位储备时间顺序-第一个) 

离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。 

2. 编制档案检索目录要求 

需即时更新电子版目录，并于每月3号之前更新一次纸质目录表，确保信息及时准确。

 3. 档案袋内资料整理要求 

档案内资料统一按照：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→各执业资格证书→劳动合同→个人工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序，并于表单右上角处按顺序进行编号，编号原则根据：档案号-页码，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面对应项显示页码。 

4. 档案外封面的要求 

原则：确保档案信息真实准确、完整，基础信息可直接在封面查找减少进入档案查询的不必要时间，如员工入职时间、身份证号码、合同期限、学历证书号码、资格证书是否原件、调岗时间、离职时间等，此页贴于档案封面，方便快速查找。 

（三）人事档案的收集、整理与更新     

1. 在职员工档案 

1) 日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、劳动合同、培训、奖惩、协议等材料。 

2) 每年6月1号定期一次全面更新维护全员档案 

2. 新进人员的人事档案，必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。 

3. 离职人员档案，离职人员应于离职三个工作内，档案另行存放于离职人员档案处。 

4. 人才库人员档案，人才库人员档案由档案管理员及时跟进人才库储备人员的工作进展及工作异动，及时更新电子及纸质的档案信息。 

以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

 1. 入职档案 

（1）新员工入职报到当天，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号、员工姓名、职位、内容、页码等。新员工入职三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行归档： 

1) 《职位申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）； 

2) 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件； 

3) 《薪资面谈表》。 

(2) 办理完入职手续后的五个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： 

1)  签署好的《岗位责任书》 

2) 《试岗通知单》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价） 

3) 《试用协议书》 

4) 《入职培训协议》

 5) 《保密协议》 

2. 员工办理转正手续时 

员工转正手续完成后，人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋： 

1) 《转正申请表》、《转正通知单》 2) 《劳动合同》 3) 《竞业禁止合同书》 3. 员工办理异动手续时档案管理人员在完成员工异动手续的三个工作日内，将员工异动手续资料装入该员工的档案内，具体的归档资料有： 

1) 《人事异动审批表》 

2) 《员工异动工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》 

3) 《异动通知》 

4. 员工办理离职手续时 

在人力资源部门办理完员工离职手续的三个工作日内，档案管理员应将相关离职资料装入该员工的档案内，存档的资料有： 

1) 《离职申请书》 

2) 《离职申批表》 

3) 《员工离职工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》《离职面谈表》

5. 在职不在岗人员档案管理 

在职不在岗人员即证件挂靠人员，档案管理员应于确认挂靠当天收集全部挂靠所需的材料、资格证书复印件，按顺序标签盖章入档，挂靠人员的档案统一归类放置。 

6. 员工受到奖惩等与人事相关工作时 

需要归档的资料必须第一时间（三个工作日内）归档，当奖惩已落实公布之后，档案管理人员应及时跟进综合办公室的奖惩材料，将奖惩纸质材料整理入档。 

7. 当在职员工的基本档案资料有变动时 

当员工的基本资料有变动时如学历、住址、个人技术职称、婚姻状况等，应及时将相关资料复印交人事部归档，原件当场查验。 

8. 每月三号之前整理更新一次人事档案 

对新进（含新挂靠、新储备人员）、离职、转岗、晋升员工档案重新整理核对组卷，在整理过程中不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 9. 每份入档资料必须盖上档案的档印由资料管理员于每份新入档的资料中间位置盖上“存档”字样，同步在封面位置对应项盖上档印。 

10.建立档案正本 

凡是公司的员工（正式员工、试用员工、临时员工、兼职人员、离职及人才库储备人员）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。 

11. 人才库档案管理 

档案管理员综合整理通过现场招聘会收到的简历、人才网、建筑网等网站应聘者在线投递的应聘简历、人力资源部主动搜索合适岗位的简历及转介绍候选人的简历、材料，筛选出候选人员资质良好但集团暂没有合适岗位或集团有岗位空缺但候选人暂在其他企业尚没有跳槽意向的简历，将其整理归档组卷为储备候选人，存放入集团人才库，方便高效率的填补企业岗位空缺， 

六、人事档案的借阅、移交与销毁 

（一）档案借阅 

凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经分管人力资源的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在3天或在约定的时间内归还，如确因工作需要，可办续借手续。 

查阅、借用档案的部门或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事部门同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换。 

（二）人事档案管理人员工作变动移交 

档案管理人员异动前5个工作日之内，应有合适的人选交接相应档案管理工作事宜，交接时移交人及交接人同时对档案进行清点交接,移交人员除档案外同时移交《档案管理办法》、档案各目录表及相关借阅查询等表单，双方各自签名确认，经上级领导签名后办理移交手续。 

（三）人事档案销毁要求 

档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料，应严格执行集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。员工离职档案每月3号之前清查，另外归档于离职人员档案处。离职档案保存两年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止）档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可销毁。 

七、应用表单 

1. 人事档案总目录 

2. 人事档案子目录 

3. 人事档案封面目录 

4. 人事档案借阅申请表 

5. 人事档案借阅登记表 

6. 人事档案销毁申请表

7. 人事档案销毁登记表 

8. 人事档案资格证书统计表 

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