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创新档案管理理念实现档案管理信息化

时间:2018-10-09    点击: 次    来源:网络    作者:佚名 - 小 + 大

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新时代档案管理的目标,是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合,进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。随着科技的发展,现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷,适应不了时代发展的要求。档案工作者必须认清形势的变化,转变观念,开拓创新,勇于实践,更好地为国家的利益服务,为全社会服务。目前,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及,综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询,节省档案存放空间,迫切需要实施档案信息化管理,促使档案管理科学化。    一、文书档案信息化管理的优点    1.提高办公效率    在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果费时又费力。在应用计算机软件进行档案管理之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行,有效的提高了办公效率。    2.方便资源共享    在原始的手工操作管理中,由于不能做到信息共享,致使大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,极大地提高了档案利用工作的质量和效率。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态,真正做到资源共享。    3.保存具有稳定性    与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过整理程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同,随着电子技术发展日新月异,储存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如VCD、DVD光碟,小容量的闪存U盘,大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且储存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。    4.提高传递的速度和安全性    在日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术进行管理,可直接通过网络进行传递,有效提高了文件传递的安全性和及时性。    二、推进档案信息化的策略    1.建立规范体系    档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个专业,无法全面实施、推广统一标准。同时,档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系,切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。    2.完善安全措施    档案信息化建设最终落实都要靠人来执行,所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。为此,要提高档案人员的警惕性,从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。    3.健全管理制度    建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。    三,坚持制度约束的双向性,既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。    4.提高技术支撑    技术是档案信息化建设的生命,没有过硬的技术支整理撑,档案信息化形同空话。首先,要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备,防止电磁干扰、辐射等影响,从源头上减少自然毁损概率。其次,要设计开发出通用性的档案信息管理软件,使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三,要采取有效措施保证软、硬件安全运行。同时,还要建立集成系统,丰富档案储藏,增加信息的储存量。增强综合开发功能,全方位、多角度、多层次地收集档案信息,实行一体化管理,形成档案信息管理网络,以保证档案的完整。

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